Thiết lập và vận hành sơ đồ quy trình quản lý kho hiệu quả là yêu cầu cơ bản trong quy trình quản lý kho giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng & chất lượng hàng hóa, cải thiện hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có hệ thống kho hàng lớn, nhiều loại sản phẩm thì việc vận hành kho hàng càng phức tạp & khó khăn. Đó là lý do các CEO đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý kho.

Vai trò của quản lý kho trong doanh nghiệp

Quản lý kho hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong đó có thể kể đến 5 lợi ích chính sau:

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận hoặc do thất thoát do mất hàng trong kho, hoặc tổn thất do trượt giá.

Một số mặt hàng như: điện máy, thời trang là những hàng hóa nhanh bị lỗi mốt, bị thay thế hoặc trượt giá. Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát kể trên

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Một quy trình quản lý kho minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí lưu kho.

Phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Đối với hàng tồn kho lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… Điều này sẽ khiến chi phí lưu kho bị “đội” lên cao. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

Báo cáo của UPS Pulse of the Online Shopper trên 1.000 khách hàng cho biết, 44% cho rằng tốc độ giao hàng là quan trọng khi tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm, 77% người tiêu dùng sẵn sàng trả tiền cho việc vận chuyển nhanh. Do đó có thể thấy rằng, việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch mua hàng kịp thời sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” và cung ứng hàng hóa kịp thời đúng thời gian, tránh việc chậm trễ giao hàng.

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Nếu việc quản lý kho hiệu quả sẽ giúp hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn.

12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S iWAREHOUSE có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này - Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho - Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa - Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê

Ứng dụng hệ thống Push và Pull System trong quản lý kho

Trong sản xuất, các doanh nghiệp thường có xu hướng dựa trên khảo sát thị trường rồi dự đoán sản lượng, sau đó mới tiến hành sản xuất, rồi đẩy ra thị trường tiêu thụ. Khi thị trường gặp biến động hoặc đi xuống, tồn kho sẽ trở thành bài toán nan giải của doanh nghiệp, khiến sụt giảm lợi nhuận, gây ảnh hưởng với toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Trước bài toán trên, các nhà quản trị sản xuất đưa ra chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho, bao gồm:

Chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho

Ngoài JIT thì Push System và Pull System là hai phương pháp hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà người quản lý kho có thể cân nhắc ứng dụng.

Định nghĩa về quy trình quản lý kho

Quản lý kho là những hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát các hoạt động trong một nhà kho. Điều này bao gồm tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho cũng như đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa..

Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.

Phương pháp tối ưu sơ đồ quy trình quản lý kho

Như chúng tôi đã đề cập, một quy trình quản lý kho cơ bản gồm 4 giai đoạn: nhập hàng, lưu kho, xuất kho và kiểm kê/ báo cáo. Tối ưu hóa 4 hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí, tăng tỷ lệ xử lý đơn hàng thành công.

Tiếp nhận hàng hóa là khâu đầu tiên và quan trọng nhất. Người phụ trách kho phải đảm bảo các yếu tố: đúng sản phẩm, đủ số lượng, hàng đạt chất lượng, nhập đúng thời điểm, và duy trì tình trạng của hàng hóa ổn định cho đến khi chúng được xuất kho. Nếu không sẽ ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo trong sơ đồ quy trình quản lý kho.

Ngoài ra, áp dụng phần mềm tích hợp hệ thống quản lý nhân sự, nhắc nhở thời gian có chuyến hàng nhập kho sẽ giúp nhà quản lý điều phối số lượng nhân viên hợp lý, kịp thời hơn.

Robot cộng tác trong quản lý kho hàng

Robot cộng tác hay còn gọi là cobots, là những robot được thiết kế để làm việc song song với con người tại nhà máy hoặc kho hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu những nhiệm vụ khó khăn hoặc lặp đi lặp lại của con người.

Thông thường, ở các kho hàng truyền thống, hàng hóa chuyển đến kho thường được tiến hành đóng gói và sắp xếp lên pallet để giao hàng. Tùy vào đặc tính của sản phẩm, to hay nhỏ, nặng hay nhẹ, có dễ vỡ hay không mà hai nhiệm vụ này sẽ có những yêu cầu kèm theo. Nhưng nhìn chung, nhiệm vụ đóng gói và bốc xếp hàng lên xuống pallet có điểm đặc thù là lặp đi lặp lại, gây nhàm chán cho người công nhân kho và không tận dụng được sức lao động của con người trong những nhiệm vụ đòi hỏi yêu cầu cao hơn.

Đây cũng là lý do các doanh nghiệp hiện nay cân nhắc đến việc ứng dụng robot cộng tác vào nhiệm vụ này. Robot cộng tác sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hoặc cất hàng theo các lệnh / đơn hàng trong các nhà kho.

Cobot sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng trong kho

Ứng dụng robot cộng tác giúp tiết kiệm đáng kể công sức, nhân công trong kho hàng, để tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng của cobot, mời bạn đọc đón đọc bài viết Những ứng dụng của Robot cộng tác trong kho hàng 4.0

Theo số liệu khảo sát mới nhất, 12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do bị thất thoát hàng hóa. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này mà yếu tố chủ yếu nằm ở quản lý kho hàng không hiệu quả.

Là đơn vị trực tiếp tư vấn và triển khai phần mềm cho hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam bao gồm cả doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô và các doanh nghiệp lớn. ITG Technology thấu hiểu rằng ở vị trí chủ doanh nghiệp, bạn có rất nhiều điều cân nhắc và lo lắng về:

Thấu hiểu những lo lắng này, ITG Technology đã biên soạn cuốn ebook với chủ đề: “Cẩm nang quản trị kho hàng hiệu quả”

Cuốn ebook bao gồm 31 trang được trình bày kết hợp với những hình ảnh trực quan sinh động sẽ mang đến cho bạn những kiến thức phục vụ công tác quản trị kho một cách hiệu quả. Bạn có thể tìm thấy trong cuốn ebook:

Hy vọng cuốn ebook này sẽ là một cánh tay đắc lực hỗ trợ bạn để quản lý kho hiệu quả. Truy cập vào link sau để tải ebook “Cẩm nang quản trị kho hiệu quả”

Hy vọng, bài viết đã giúp bạn hệ thống được các bước trong quy trình quản lý kho, từ đó có thể quản lý kho hàng chặt chẽ, tránh thất thoát, tăng hiệu quả kinh doanh. Để được hỗ trợ thêm về phương pháp và phần mềm quản lý kho hiệu quả, Quý vị có thể liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855